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レイアウトの崩れないPowerPointファイルの作り方(ファイルサイズ削減ver.) このエントリーを含むはてなブックマーク

Microsoft Office Power Point以外の環境、たとえばSlideShareやGoogleDocsでPowerPointファイルを閲覧する場合、自分が作成したときと表示が変わってしまうことがあります

これを強力に防ぐ方法が「画像化プレゼンテーションとしての保存」です。各スライドのスクリーンショットを画像オブジェクトとして配置したパワーポイントが作成されるため、手元の環境でのレイアウトがしっかりと再現されるようになります。今回は、2回別名保存することにより、ファイルサイズを約半分にした方法を紹介します。

この方式はSlideShareにて、特に効果を発揮します。なぜなら、PDF化+フォント埋め込みでも崩れてしまうので。

画像化プレゼンテーションとして保存する方法自体は「SlideShareで表示が崩れたり変換が終わらないときの対策」で紹介しています。

ファイルサイズ問題

しかし、この画像化プレゼンテーションとしての保存には、ファイルサイズの増大という問題があります。ビットマップ画像に変換しているので当然と言えば当然のデメリットです。

私が今まで作成したPowerPointファイルの中で最もページ数の多い「ChordアルゴリズムによるDHT入門」は約300ページで、約4MB(4,105KB)あります。これを画像化プレゼンテーションとして別名保存すると、そのファイルサイズは約38MB(39,023)まで増大します。つまりおよそ10倍になっているわけです。

ただ、SlideShareにアップロードしたときの表示が保証されるための変換としては大満足でした。なぜなら、SlideShareの100MB上限まではまだまだ余裕があったからです。

SlideShare無料版のアップロード上限が20MBになりアップロード不能に

しかし、「SlideShare無料版のファイルサイズ制限が100MB→20MBに」の記事で紹介したように、ファイルサイズ上限が厳しくなた影響で、画像化プレゼンテーションとして保存したPowerPointを気軽にアップロードできなくなってしまいました。

そこで、対策を考えるわけです。

ファイルサイズの小さい画像化プレゼンテーションPowerPointを作る方法

まず、何も考えずに、画像化プレゼンテーションを作成します。

このとき、「名前を付けて保存」のダイアログの「保存」ボタンのすぐ左にある「ツール」から「画像の圧縮」で解像度を落とした方がよいのではないかと考えるかもしれませんが、ここでの設定は、配置されている画像オブジェクトの解像度の設定を変更するのみであって、画像化プレゼンテーションで作成される画像オブジェクトの解像度を変更するためのものではなく、ほとんど無意味であって、変更する必要はありません

では次にどうするかというと、作成した画像化プレゼンテーションを開き、再び別名で保存します。このときは、PowerPoint 画像化プレゼンテーションとしてではなく、通常通りPowerPointプレゼンテーションとして保存してください。そしてこのとき、先ほどの「画像の圧縮」から「電子メール用(96 ppi):ドキュメントのサイズを最小限に抑え、共有に適しています。」を選択しておきます

こうして別名で保存することにより、もともとの画像化プレゼンテーションの画質を落として保存してくれているため、ファイルサイズが小さくなるわけです。2回保存することになりますが、PowerPointだけで完結する方法なので便利だと思います。

この方法により、約38MBだった画像化プレゼンテーションは、約18MB(17,974KB)となり、無事SlideShareに無料でアップロードできるようになりました。

さらに圧縮率を高める簡単な方法

2回別名保存するだけで小さいファイルサイズの画像化プレゼンテーションを作る簡単な方法を紹介しましたが、実は、同じような簡単な方法でさらに小さくすることもできるようです。

それは、2回目の保存時に保存形式を「PDF」として、「最小ファイルサイズ」の設定を選択することです。もちろん「画像の圧縮」の設定はお忘れ無く。

すると、先ほどは約18MBまでの圧縮でしたが、今回は約14MB(13,993KB)まで圧縮することが出来ました。よりファイルサイズの制限が厳しい場合は、こちらの方法を選択した方がよいかもしれません。この場合、出来上がるファイルはPDFですが、すでに画像化済みなので、表示が崩れることもありません。ここが重要なポイントです。一度画像化してしまえば、そのあともう一度保存し直す分には形式自由なわけです

ちなみに、どうしてPDFのほうがファイルサイズが小さくなるのかはよくわかりません。ここまでいずれもフォントの埋め込みはしていません。

まとめ

一度画像化プレゼンテーションとして保存した後、もう一度保存し直すことで、レイアウトが崩れなくてしかもファイルサイズの小さいPowerPointファイルを作成できることが分かりました。最終的に、PDFを利用すれば画像化によるファイルサイズの変化は4MB→14MBであり、ファイルサイズの増大を3.5倍程度まで抑えられました。

他の.pptxで試したわけではないため、どの程度まで圧縮できるかはよくわかりませんが、2回保存することで画像の圧縮は実行可能であり、ファイルサイズが大きすぎて困る場合にはこの方法を試してみることをおすすめします。

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